In der sich rasant wandelnden Arbeitswelt stehen viele Unternehmen vor wegweisenden Entscheidungen. Einerseits haben sie erkannt und akzeptiert, dass ein „Weiter so“ in den bestehenden Räumlichkeiten nicht mehr möglich ist.

Diese Erkenntnis wird oft von spürbaren negativen Folgen begleitet, wie beispielsweise einer sinkenden Produktivität, Unzufriedenheit der Mitarbeitenden oder einem Innovationsstau (diese Information ist nicht direkt in der Quelle enthalten, ergänzt aber die Dringlichkeit). Gleichzeitig stellt sich die Frage nach dem, was jetzt kommen könnte, sollte oder müsste.

Wir von IMTAKT beobachten, dass in dieser Situation schnell über die mögliche Gestaltung von Arbeitsflächen und deren farbliche, technische oder leistungsförderliche Ausstattung gesprochen wird. Das wäre jedoch so, als wenn Sie unbedingt eine Reise antreten wollen, Ihren Koffer packen und einfach losfahren, obwohl das Ziel noch gar nicht entschieden ist.

Vision, Ziele und Umsetzung klären

Die Klärung von Zielen und Vision vor der konkreten Umsetzungsplanung ist aus mehreren Gründen entscheidend:

• Ihre Vision ist der Nordstern, an dem sich alle weiteren Entscheidungen ausrichten. Sie gibt Orientierung in allen noch folgenden Entscheidungsprozessen und hilft, Prioritäten zu setzen. Stellen Sie sich vor, ohne dieses Ziel investieren Sie in Büromöbel, die zwar modern aussehen, aber nicht die kollaborative Arbeitsweise fördern, die Sie sich eigentlich wünschen.
• Ohne klare Ziele verschwenden Sie möglicherweise Zeit und Engagement für Maßnahmen, die am Ende nicht zielführend sind. Eine fundierte Vision hilft, Ressourcen gezielt einzusetzen. Ohne eine klare Vorstellung Ihrer zukünftigen Arbeitsweise könnten Sie beispielsweise in teure Technik investieren, die von Ihren Mitarbeitenden nicht genutzt wird, weil sie nicht zu ihren tatsächlichen Bedürfnissen passt.
• Eine gemeinsam entwickelte Vision schafft Einigkeit unter den Beschäftigten und weiteren Stakeholdern (z.B. Kunden, Geschäftspartner etc.). Sie verhindert, dass verschiedene Abteilungen in unterschiedliche Richtungen arbeiten. Wenn Vertrieb und Produktentwicklung unterschiedliche Vorstellungen von der zukünftigen Zusammenarbeit haben, können räumliche Veränderungen ohne eine gemeinsame Vision zu Konflikten führen.
• Räumliche Veränderungen sind oft kostspielig und langfristig. Eine durchdachte Vision stellt sicher, dass Ihre Investitionen auch in Zukunft noch Früchte tragen. Eine klare Vision hilft Ihnen, in flexible Raumkonzepte zu investieren, die sich an zukünftige Veränderungen anpassen lassen, anstatt in starre Strukturen, die bald überholt sein könnten.
• Ein Zukunftsgestaltungsprozess öffnet den Blick für größere Zusammenhänge. Er ermutigt Sie, über den Status quo hinauszudenken und wirklich transformative Lösungen zu entwickeln. Dieser Prozess kann Ihnen helfen, über kurzfristige Symptome hinauszublicken und die tieferliegenden Ursachen für Ineffizienzen in Ihren Arbeitsabläufen zu erkennen.
• Eine inspirierende Vision kann Ihre Mitarbeiter begeistern und sie zu aktiven Mitgestaltern machen. Sie schafft Sinn und Identifikation. Wenn Ihre Mitarbeitenden verstehen, wie die neuen Räumlichkeiten ihre Arbeit erleichtern und zur Erreichung gemeinsamer Ziele beitragen, sind sie eher bereit, sich aktiv einzubringen.
• Paradoxerweise gibt eine klare Vision Ihnen mehr Flexibilität bei der Umsetzung. Sie können verschiedene Wege zum Ziel erproben, solange sie der übergeordneten Vision dienen. Mit einem klaren Nordstern vor Augen können Sie agiler auf unerwartete Herausforderungen reagieren und alternative Lösungen finden, ohne den übergeordneten Zweck aus den Augen zu verlieren.

Konkrete Praxistipps

1. Visualisieren Sie Ihre Vision und entwickeln Sie ein klares Bild davon, wie Ihre ideale Arbeitsumgebung Ihre Unternehmensmission unterstützt. Welche Werte sollen die Räume verkörpern? Wie sieht erfolgreiche Zusammenarbeit bei Ihnen aus? Machen Sie diese Vision für alle greifbar – z.B. durch Mood Boards, Virtual Reality-Touren oder auch Zukunftsworkshops, in denen Mitarbeitende ihre Vorstellungen einbringen können.
2. Kartieren Sie Ihre Schmerzpunkte. Spüren Sie, wo genau Ihre aktuellen Räumlichkeiten die Produktivität und Zufriedenheit hemmen, aber die genauen Ursachen noch unklar sind. Führen Sie eine strukturierte Analyse durch. Lassen Sie Mitarbeiter „Schmerzpunkte“ in den Räumen markieren und ihre Erfahrungen teilen. So machen Sie abstrakte Probleme konkret sichtbar. Typische Schmerzpunkte könnten beispielsweise Lärmbelästigung in Großraumbüros, ein Mangel an ungestörten Rückzugsorten oder ineffiziente Wege für die Zusammenarbeit sein.
3. Experimentieren Sie im Kleinen. Richten Sie einen „Zukunftsraum“ ein, in dem Sie neue Arbeitsplatzkonzepte im Kleinen testen. Lassen Sie Teams rotierend darin arbeiten und Feedback geben. So sammeln Sie wertvolle Erkenntnisse, bevor Sie große Investitionen tätigen. In einem solchen Zukunftsraum könnten beispielsweise verschiedene Möblierungsstile, Akustiklösungen oder flexible Zonierungen getestet werden, und das Feedback der Teams könnte in strukturierten Befragungen oder Workshops erfasst werden.
4. Fördern Sie den Dialog und organisieren Sie Dialogformate wie World Cafés, Design Thinking Workshops oder Brown Bag Sessions, in denen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam Lösungsideen entwickeln. Oft entstehen die besten Ideen, wenn unterschiedliche Perspektiven aufeinandertreffen. Schaffen Sie einen sicheren Raum für kreatives Denken.
5. Lernen Sie von anderen und besuchen Sie Unternehmen, die bereits innovative Raumkonzepte umgesetzt haben – auch aus anderen Branchen. Was können Sie von deren Erfahrungen lernen? Welche Ideen lassen sich auf Ihre spezifische Situation übertragen? Achten Sie bei diesen Besuchen besonders auf die Innovationsprozesse, den Umgang mit Herausforderungen und die Methoden zur Erfolgsmessung neuer Raumkonzepte.

Diese Tipps helfen Ihnen, den Übergang vom Problembewusstsein zur aktiven und zukunftsorientierten Lösungsfindung zu gestalten. Sie schaffen eine solide Grundlage, um maßgeschneiderte Konzepte zu entwickeln, die Ihre Vision und Mission optimal unterstützen und die identifizierten Herausforderungen gezielt angehen.

Fazit

Die Entscheidung für eine erwünschte, jedoch noch unbekannte Zukunft ist anspruchsvoll. Sie erfordert den Mut, über den Tellerrand zu blicken und facettenreich zu denken. Doch die Belohnung kann immens sein: Ein Arbeitsumfeld, das Ihre Mitarbeiter begeistert, Ihre Unternehmenskultur stärkt und Sie für die Herausforderungen der Zukunft optimal aufstellt. Dies kann sich konkret in einer gesteigerten Innovationskraft, einer höheren Mitarbeitendenbindung und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit äußern (diese Beispiele stammen aus meiner vorherigen Überlegung).

Ob Evolution oder Revolution – entscheidend ist, dass Ihre Räumlichkeiten Ihre Unternehmensvision widerspiegeln und zukunftsfähig sind. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite können Sie die Grenzen des Bestehenden überwinden und die Arbeitswelt von morgen aktiv gestalten.

Unser 3×3 Modell kombiniert ihre Ausgangssituation mit dem Fokus ihrer Organisationsentwicklung. Je nach Kombination empfehlen wir unterschiedliche methodische Ansatzpunkte.