„Räumliche Veränderungen brauchen professionelle Begleitung, ausreichend Zeit, Ressourcen und vollen Rückhalt des Managements.“

Andrea Jahnen: Herr Baur, bei RaumRebellion vertreten Sie dieses Statement: „Raum schafft Klarheit, Tempo und Austausch in der Organisation. Er befeuert Transformation“. Wir von IMTAKT wollen konkreter nachfragen: „Wie groß ist das Bewusstsein in den Unternehmen dafür, dass neue Räume oder Raumveränderungen tiefgreifenden Einfluss haben, z.B. auf die Arbeitsprozesse, die Identität und Strategie?

Tobias Baur: „Ich würde sagen: eindeutig ansteigend. Und ich bin froh darüber, dass die Wirkung des Raums – ich spreche hier vom physischen Raum, der uns umgibt – von immer mehr Unternehmen als ein maßgebliches Werkzeug erkannt und zur bewussten Herbeiführung von strategiegeführter Veränderung eingesetzt wird. Dabei ist die Wirkung, von der ich spreche, manchmal offensichtlich und im Wortsinn sichtbar. Manchmal ist die Wirkung des Raums aber auch subtil, also zunächst nur irgendwie spürbar. Erst nach tieferer Auseinandersetzung mit der Organisation und den raumnutzenden Menschen wird klar, wieso diese Wirkung entsteht. Beispielsweise empfinden viele Menschen Gebäude, die nicht zur Identität des Unternehmens passen, als unstimmig oder bedrückend. Gibt sich beispielsweise eine Organisation (nach außen und innen) als offen und divers, drückt aber durch die genutzten Räumlichkeiten genau das Gegenteil aus, passiert sowas. Viele Elemente eines Gebäudes, beginnend bei der Fassade über die Wegeführung bis hin zu Raumstrukturen und Materialien können Offenheit und Diversität ausdrücken. Oder eben genau das Gegenteil.

Etwas einfacher ist es bei funktionalen Dingen. Wenn Gebäude- und Raumstrukturen und ihre Ausgestaltung nicht zu Arbeitsprozessen passen – beispielsweise, weil sie formale, vertikale Organisationsstrukturen statt horizontale Prozesse abbilden – liegt die Bremswirkung auf der Hand. Dies wird auch schneller erkannt und die Bereitschaft, räumliche Veränderungen vorzunehmen, ist da.

Dennoch: für eine echte Unternehmens-Transformation benötigt es oftmals eine echte Raum-Transformation.

Andrea Jahnen: Benötigt die interne Kommunikation zur Raumgestaltung spezielle Themen, Formate und Zeitpunkte, um Ideen oder Widerstände bei Führungskräften, Mitarbeitern etc. zu adressieren?

Tobias Baur: Es ist wichtig, Raumgestaltung (im Sinne der räumlichen Veränderung) als eine hochemotionale und daher schnell wirksame Angelegenheit zu verstehen. Sie bringt enormes Potenzial mit. Und eben deshalb ist es grundsätzlich empfehlenswert, sehr früh und sehr klar Beteiligungs- und Kommunikationsmaßnahmen zu entwickeln, zu planen und umzusetzen. Ich bleibe an diese Stelle jedoch wage, da ich von pauschalen Prozessempfehlungen wenig halte. Klar ist aber, dass eine räumliche Veränderung eine professionelle Begleitung benötigt, die selbstverständlich Zeit, Ressource und die volle Unterstützung der ProjektauftraggeberInnen, also beispielsweise des Managements, benötigt. Der Begleitungsprozess muss selbstredend auf die wahrscheinlich unterschiedlichen Interessen und Anforderungen der jeweiligen Anspruchsgruppen eingehen. Spezielle Belange benötigen spezielle Formate. Und zum Thema Zeitpunkt: dieser ist immer herausfordernd. Ein „möglichst früh möglichst aller Einbinden“ hat selten gut funktioniert. Aber ja: eine frühe und gut getimete Kommunikation ist wichtig. Am wichtigsten aber ist Offenheit und Klarheit in der Kommunikation. Für mich gilt: Klarheit vor Harmonie. Widerstände lassen sich nicht durch Nebelkerzen umschiffen. Und gute Ideen entwickeln sich bei Unklarheit eben auch nicht.

Andrea Jahnen: Können Sie Beispiele nennen, was ein parallel zur Raumgestaltung verlaufender Organisationsentwicklungsprozess erreichen und unterstützen kann?

Tobias Baur: Ich glaube, da gibt es viele Wechselwirkungen. Ich möchte nur zwei Beispiele nennen: Entscheidungskultur und Kommunikationskultur. Der Prozess der Raum-Transformation geht nicht von heute auf morgen. Es ist sinnvoll, hierbei viele Gespräche, egal welchen Formats, zu führen, um das Wesen der Organisation mit all ihren Struktur- und Prozessmerkmalen zu verstehen. Ist dieses Verständnis der – Achtung: zukünftigen – Organisation vorhanden, werden aus Arbeitskonzepten zukünftige Bedarfe abgeleitet und neue Büro-Nutzungskonzepte entwickelt. Dieser ganze, häufig mehrwöchige Prozess erfolgt meist in enger Zusammenarbeit zwischen Vertreterinnen und Vertretern der nutzenden Organisation und uns Beratern. Und dabei ist folgendes wichtig: das Arbeitsteam, welches konkrete Antworten für die Zukunft geben und daraus Konzepte und Bedarfe ableiten soll, darf nicht durch Führungskräfte ausgebremst werden, die, ohne sich mit dem Thema intensiv zu beschäftigen, die Ergebnisse der Arbeitsgruppe vom Tisch wischt. Es muss von Anfang an geklärt sein, wie welche Ergebnisse erarbeitet werden, wer Informationen und Meinungen einholt und wie letztendlich Entscheidungen getroffen werden. Oftmals erfolgt dies anders als „in der Linie“. Und das ist gut so, obwohl ich damit keine basisdemokratischen Entscheidungsprozesse meine. Führungskräfte müssen hierbei manchmal über ihren Schatten springen. Und da echte Raumveränderung in der Regel auch echte Investition bedeutet, ist eine solche flache Entscheidungsstruktur ungewohnt.

Ähnlich verhält es sich bei der Kommunikationskultur. Ich persönlich bin überzeugt davon, dass echte, klare und schnelle Kommunikation nur bei Augenhöhe der Gesprächspartner erfolgen kann. Wird in einem Raum-Transformationsprojekt über Kommunikationswege und -orte gesprochen, kommt immer auch das altehrwürdige Chefbüro (im Eck, viel Glas und guter Ausblick) zur Sprache. Aber entsteht ein gutes Gespräch über einen massiven Schreibtisch hinweg, bei dem der Gast sich wie ein Bittsteller fühlen muss? Ich überspitze bewusst. Aber dieses Beispiel hilft aufzuzeigen, wie Raumgestaltung parallellaufende Organisationsentwicklungsprozesse beeinflussen und unterstützen kann. Bei diesem simplen Beispiel wird klar, dass durch Raum alte Gewohnheiten, Hierarchien und andere Sackgassen aufgebrochen werden können.

Das Interview hat geführt Dr. Andrea Jahnen von IMTAKT mit Tobias Baur von RaumRebellion am 19.06.2025.